- No
painel Configurar faturação e ativar serviços, na secção Gerir a faturação , em Subscrição do Azure, selecione a subscrição, o grupo de recursos
e a região do Azure. (a região determina onde o ID do inquilino e as
informações de utilização, como os nomes dos sites, serão armazenados).
- Leia
os termos, aceite e salve
Para encontrar os Serviços Pay as you go:
- No
Centro de administração do Microsoft 365 > Definições >
Definições da organização
- No
aba Serviços , selecione Serviços Pay as you go
- Acesse
a aba Definições > Documentos e imagens e selecione eSignature
- Selecione
o fornecedor e onde o eSignature poderá ser utilizado
- Salve as informações e ative o eSignature
Ativar o Syntex eSignature Pay-as-you-go no Azure
- Acesso como administrador (Owner ou Contributor) da assinatura do Azure associada ao seu tenant Microsoft 365
- Acesso ao portal: https://portal.azure.com
- Acesse o Portal do Azure (portal.azure.com) e faça login com sua conta de administrador do Microsoft 365
- Acesse Assinaturas, no menu esquerdo
- Se não localizar, pesquise por Assinaturas na barra de busca superior
- Selecione a assinatura ativa
- Escolha a assinatura do Azure vinculada ao seu Microsoft 365
- Acesse a configuração do Microsoft Syntex
- No menu lateral da assinatura, procure e clique em "Microsoft Syntex" (se não aparecer de imediato, pesquise por "Syntex" no campo de busca do portal)
- Confirme a associação da cobrança: o sistema deve exibir uma confirmação de que o serviço está ativo. A cobrança será feita por solicitação de assinatura (2 dólares por requisição).
- Tempo de propagação: após a ativação, a funcionalidade pode levar até 24 horas para aparecer no Word Online. Certifique-se de que as políticas de nuvem e licenças já estejam corretamente configuradas nesse intervalo.
- Verificação adicional: você pode verificar se o Syntex está corretamente ativado acessando: admin.microsoft.com > Faturamento > Produtos e serviços > Microsoft Syntex
O serviço de cobrança por transação deve aparecer na lista de produtos habilitados.
Aplicar a política de grupo do Office
A definição de política "Permitir a utilização do
eSignature do SharePoint para o Microsoft Word" controla se os
colaboradores podem usar o eSignatures diretamente a partir do Word.
Se a política estiver inativa ou não for aplicada, a ação
eSignature não estará visível.
Adquirir e implementar a política
- Serviço
de Política de Nuvem para o Microsoft 365
(config.office.com/officeSettings/officePolicies)
- Microsoft
Intune
- Gestor
de Política de Grupo
Aplicando no Microsoft 365 Apps admin center
- Na
Página Inicial, selecione Personalização > Gerenciamento de
Políticas
- Criar
- Selecione
o escopo de aplicação
- Busque
pela política "Permitir o uso do eSignature SharePoint para Microsoft Word", habilte, analise e publique.
Como funciona
Passo a passo de uso:
- Abra
o Word Online
- O documento
deve estar armazenado no SharePoint ou OneDrive.
- Clique
em “Solicitar Assinatura”
- Opção
disponível no ribbon superior do Word Online.
- Preencha
os dados do signatário
- Nome
e e-mail da(s) pessoa(s) que assinarão o documento.
- Enviar
para assinatura
- O
signatário recebe um e-mail com um link seguro.
- Acompanhe
o status
- Você
pode acompanhar:
- Pendente
- Assinado
- Expirado
- Documento
assinado é salvo automaticamente
- O
arquivo assinado retorna para a biblioteca do SharePoint.
Compartilhamento externo
Os convidados externos têm permissão para acessar o SharePoint através de
Microsoft Entra ID para assinar eletronicamente um documento. Determinadas
definições de compartilhamento externo têm de ser ativadas no tenant do
site para permitir este acesso.
- Acesse o Centro de Administração do Sharepoint admin.microsoft.com/sharepoint > Políticas > Compartilhamento
- No nível de tenant, ative Convidados novos e existentes
Microsoft Entra B2B
Os usuários externos são tratados como convidados no seu tenant Microsoft 365.
Para enviar pedidos de assinatura para pessoas fora da sua organização, é preciso ativar a colaboração externa com Microsoft Entra B2B no SharePoint e OneDrive, garantindo que os convidados possam autenticar-se para acessar os documentos a serem assinados.
Caso um convidado seja excluído enquanto um pedido estiver em andamento, ele perderá o acesso ao documento e à cópia final assinada. Nesses casos, o pedido deverá ser reenviado.
Portanto, antes de excluir qualquer convidado, é importante verificar se ele está envolvido em algum processo de assinatura em curso.
Autenticação de convidados
O acesso de convidados pode exigir autenticação, dependendo das configurações de compartilhamento externo do seu tenant e também das configurações da organização do próprio convidado.
É importante garantir que o SharePoint permita o acesso adequado e que as exigências de autenticação estejam alinhadas com a política de segurança da organização.
Acesso condicional
Políticas de Acesso Condicional aplicadas via Microsoft Entra ID podem restringir o acesso de convidados aos documentos, podendo impedir que vejam ou assinem arquivos. Para evitar falhas, recomenda-se incluir o serviço SharePoint eSignature na lista de aplicativos permitidos dentro das políticas de Acesso Condicional do Entra ID.
Passo a passo para incluir o SharePoint eSignature nas Políticas de Acesso Condicional
- Acesse o portal do Entra ID entra.microsoft.com
- No menu lateral, vá até Proteção > Acesso condicional
- Crie ou edite uma política de Acesso Condicional
- Clique em Nova política ou selecione uma política existente que você deseja ajustar
- Defina os usuários ou grupos
- Em Usuários ou grupos, selecione os usuários, grupos ou convidados externos aos quais essa política será aplicada.
- Selecione os aplicativos em nuvem
- Em Aplicativos ou ações em nuvem, selecione Incluir > Selecionar aplicativos
- Clique em Selecionar aplicativos e procure por: Microsoft eSignature Service (esse é o nome interno do serviço)
- Adicione o SharePoint Online se a política exigir acesso ao documento
- Configure as condições e os controles de acesso
- Em Condições, defina as opções conforme sua política de segurança (localização, dispositivo, risco, etc.)
- Em Concessão de acesso, marque Conceder acesso e configure os controles (ex: exigir autenticação multifator, dispositivo compatível, etc.).
- Finalize e ative
- Revise as configurações
- Habilite a política e clique em Criar
Importante: se o serviço ainda não aparecer na lista, ele pode ainda não ter sido provisionado completamente no tenant. Aguarde a replicação da ativação do serviço e volte a procurar mais tarde.
Essa configuração garante que usuários externos possam assinar documentos sem bloqueios causados por restrições de acesso. Você pode monitorar os efeitos da política em Logs de auditoria ou no Microsoft Purview, caso haja falhas de autenticação.
Armazenamento de documentos
Depois que todos os usuários completarem o processo, uma cópia do documento assinado é salva automaticamente na pasta onde o arquivo original foi armazenado.
O remetente do pedido recebe um e-mail com dois links: um para visualizar o documento assinado e outro para acessar a pasta onde ele foi salvo.
Se, durante o processo, a permissão do remetente for alterada (como perda de acesso ou mudança para apenas leitura) ou se a pasta for excluída, a cópia final do documento pode não ser salva corretamente.
Retenção de documentos
Durante o processo de assinatura, é criada uma cópia funcional do documento, que serve como base para a coleta de assinaturas e o controle do status do pedido. Essa cópia funcional é armazenada em uma biblioteca oculta do SharePoint e mantida por até cinco anos, salvo se houver políticas de retenção específicas definidas no Microsoft Purview.
A assinatura só é incorporada à cópia funcional depois que todas as partes assinarem. Se algum signatário não concluir a assinatura, o documento permanece incompleto, mesmo que outros já tenham assinado.
Expiração de links de e-mail
Os links enviados por e-mail aos destinatários permitem que visualizem e assinem os documentos. Após a conclusão, esses links permanecem ativos por até 30 dias. Em caso de cancelamento do pedido pelo remetente, o acesso ao documento é encerrado imediatamente, e os links tornam-se inválidos.
Assinaturas com fornecedores externos
Se estiver usando fornecedores como Adobe Sign ou DocuSign, o SharePoint salva o documento final assinado em uma pasta específica dentro da biblioteca de documentos, organizada por fornecedor: Aplicações > Documentos assinados > \[Nome do fornecedor].
Integração do Purview
O SharePoint eSignature permite o registo de atividades no registo de Auditoria do Purview.
A configuração do Purview pode ser realizada após a aplicação das licenças corretas, a ativação do Syntex Pay-as-you-go, e a criação e aplicação da política de nuvem. É essencial pelo menos um evento do eSignature para que os eventos comecem a aparecer nos logs de auditoria do Purview.
Configurar Microsoft Purview
- Acessar o portal compliance.microsoft.com
- Verificar se a auditoria está ativada
- Menu lateral > Auditoria
- Se aparecer Iniciar gravação de auditoria, clique
> pode levar até 24h para começar a registrar atividades
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